MAとCRMを活用してセミナーを実施する方法とは
平素よりコラムをご購読いただき、誠にありがとうございます。
今回は、皆様が開催するセミナーの準備をWEBツールを活用して自動化を行い、業務負担を減らして案件数を増やす方法についてご紹介させていただきます。
皆様の中にも過去にオフラインもしくはオンラインでセミナーを開催した方、あるいは今後開催を検討されている方がいらっしゃるのではないでしょうか。
セミナーは見込み度の高いお客様に、自社の魅力を直接伝えることができるため、案件の創出に効果的な施策の一つです。
一方で参加者予定の方の管理や、開催後に参加者へのフォローが必要であり、業務負担が大きいのも事実です。
今回は、WEBツールを活用することで、セミナー開催のハードルを下げつつ案件数を増やす方法を事例を交えてご紹介いたします。
セミナー参加者を案件に繋げるためのステップ
言わずもがな、セミナーを開催する理由は案件を増やすためです。
セミナーを活用して見込み客を案件に繋げるために、大きく三つのステップに分けることができます。
①セミナー申込を増やす
②セミナー参加者を増やす
③セミナー参加者を案件に繋げる
セミナーを開催する際に考えるべき重要なことの一つは、見込み顧客を案件に変えるためのスムーズな導線を設計することです。
一つずつ順を追って解説いたします。
①セミナー申込を増やす
セミナーを案件に繋げるにあたって、まずは見込み顧客にセミナー参加の意思表明を行っていただく必要があります。
電気代高騰や補助金などの市場で話題のトピックスをテーマにしたセミナーを、見込み顧客に告知することによってセミナー申込を促します。
この集客の部分が、セミナーを開催する上で一番重要と言っても過言ではありません。
どれだけお客様に価値のある情報を盛り込んだ内容のセミナーを開催しようと見ていただかなければ意味がありません。
集客目標やスケジュールを定めた上で、チラシやメルマガ、DMなどを費用面を考慮しつつ、参加者が最大化するような施策を行うことが重要になります。
チラシ等に掲載する内容のポイントは、見込み顧客にとって参加するメリットがあることを明確に示すことです。
例えば、「このような方におすすめ」と見込み顧客の業種や、具体的なお困りごと、予想されるニーズを示す方法があります。あるいは参加する具体的なメリットを記載することも有効です。これらによって見込み顧客が自身で、このセミナーに参加するべき人物だと判断することができるので、参加申し込みの確立を高めることができます。
これらの媒体で集客を行い、まずは電話やFAX、メールにてセミナー参加を受け付ける数を増やすことが最初のステップのゴールになります。
②セミナー参加者数を増やす
セミナー参加申し込みが集まったと安心してはいけません。
申し込み時点では参加予定でしたが、別の予定が入った、気が変わったといった理由で参加しないという可能性があります。
そのため、事前のフォローでセミナー参加を促す必要があります。
具体的な方法は大きく二つございます。
一つ目は事前に見込み顧客に電話でリマインドを行うことです。
事前になぜ申込に至ったのかという理由や、セミナーに期待することなどをヒアリングして見込み顧客の情報を集めつつ、セミナーのリマインドと当日の予定の確保を行うことで参加を促します。
二つ目はリマインドメールです。
例えば、セミナー当日から1週間前や3日前、前日にセミナーの開催概要をメールで配信することによって、リマインドを行うことができます。
参加予定の方に対してメールで一斉配信も可能なので、こちらの業務コストを抑えながら参加者数を増やすことができます。
③セミナー参加者を案件に繋げる
セミナーに参加された方を案件に繋げるために、必ず事後フォローを行いましょう。
この時に誰が、いつまでに、誰に対して、何をするのかを明確にすることが重要です。
例えばアンケートの送付や営業担当による架電があります。
アンケート内容から見込み度の高いお客様を選別し、その方から順番に早急にアプローチを行いましょう。
実際にセミナーに参加してみた感想を入口に、今のお困りごとをお聞きし、自社の商品でそのお困りごとを解決することができることを示すことで、商談に繋げます。
セミナーを開催する場合、つい講演内容に目を向けてしまいますが、実は事前準備と事後フォローにどれだけ注力できるかが重要であり、セミナー申し込みから案件化までの間での離脱を防ぐ動線を設計する必要があります。
WEBツールを活用してセミナー効果を最大化
セミナーを成功させるには多くの事務的な作業が必要になります。
そこでお客様とのコミュニケーションの時間を十分に確保するために、WEBツールを活用して、事務的な作業を効率化することで、案件化の可能性を高めることができます。
WEBツールに関してはMA機能とCRM機能を内包したツールの使用をおすすめいたします。
実際にWEBツールを活用してセミナーに取り組んでいるA社様がどのような運用を行っているのか、それぞれの機能の意味も含め、先程の三つのステップに沿ってご紹介いたします。
①セミナー申込を増やす
ここではMA(Marketing Automation)機能を使用することで低コストに効果的に行うことができます。
MA機能とは簡単に言うとマーケティングを自動で行うためのものです。
具体的にはセミナー集客のためのメール配信を自動で行うことが可能となります。
A社様では予め作成した原稿を、日時指定や定期配信などご希望に合わせて自社で所有しているメールアドレスが記載されたリストに対して自動で配信を行っています。
ツールを導入するまでは、都度配信手続きが必要でしたが、一度設定すれば自動的に配信を行うため作業効率が改善しました。
また、メールに参加申込のアンケートフォームを添付することで参加申し込みまで一貫して行うことができます。
②セミナー参加者数を増やす
MA機能を使えば①と同様に参加予定の方だけに限定して自動的にリマインドメールを送ることができます。リマインドメールは数回にわたって配信を行うため、WEBツールを活用すればその労力を削減できます。
また、セミナー参加申し込みを行った方に対して架電を行う際はCRM（Customer Relationship Management）機能を活用します。
CRM機能とは一言で表すと、顧客管理システムのことです。
①で添付したアンケートフォームはCRM機能と連携されています。
CRM機能にはフォームに入力された方の企業名やお名前、電話番号、メールアドレスなどのデータが反映されており、それらを一括で確認することができます。
そのため、Ａ社様ではお客様がどんな方なのか常に確認しながら架電しています。さらに、架電した結果、重要な内容はCRM機能でメモを行うこともできます。
また、お客様が実際に参加されたかのチェックもCRM機能で行われています。
③セミナー参加者を案件に繋げる
A社様ではセミナー後に参加満足度調査のアンケートを行っています。
セミナー内容の満足度を測る項目に加えて、現在のお困りごとについて聞く項目も用意しています。
そのため、セミナー後はそのアンケート結果を一括で確認しながら架電を行うことができるのです。
アンケートとCRMの二つの機能を活用することで、最も見込み度が高いお客様に早急にアプローチを行っており、案件数の増加に成功しています。
これまでは、メール配信、参加者管理シート、アンケートをそれぞれ別のツールを駆使して運用していました。
しかし、このWEBツールを導入したことによって、セミナーに関する情報は全てこのツール一つを確認するだけで完結するため、業務の効率化とセミナー効果の最大化を行うことに成功しています。
実際に、導入前はセミナーへの参加者数は15人ほどでしたが、導入後は35人以上参加いただくような結果を得ることができています。
案件化率に関しても、事後フォローの体制を構築した結果、19％から28％へと増加しています。
WEBツールを活用したセミナー運営にご興味のある方はぜひご相談ください。
本日も最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
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